FAQ

Tableau de bord

Analysez votre pipeline, vos transactions et vos activités.
En fait, le tableau des « activités » représente le tableau des « tâches ». Cette interface n’est pas conçue pour vous afficher le nombre de courriels envoyés, mais bien le nombre de tâches de type « courriel » qui a été créé.

Tâches

Planifiez votre semaine : activités, tâches, réunions, appels, etc.
  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « intégration courriel »
  3. Cliquez sur le bouton « synchroniser maintenant »
  4. Suivez les étapes à l’écran

(À la fin, vous pourrez sélectionner le calendrier à synchroniser avec votre compte CentrixOne.)

  1. Cliquez sur le module « tâches »
  2. Cliquez sur l’onglet « aperçu »
  3. Cliquez-glissez une tâche vers la colonne de votre choix

(Les modifications s’enregistreront automatiquement.)

C’est un courriel qui est envoyé à votre adresse courriel ou à celle de votre contact (selon ce que vous aurez décidé) avec un événement qui peut être ajouté au calendrier de votre boîte courriel.

Contacts

Centralisez les informations de vos contacts.

* Vous devez avoir les droits d’accès dans les permissions de votre utilisateur dans CentrixOne. *

1ère étape, créer un filtre :

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste de contacts, cliquez sur la flèche à droite du champ « mes filtres »
  3. À la fin de la liste des filtres, cliquez sur la ligne « ajouter un filtre »
  4. Cliquez sur le bouton « + ajouter un critère »
  5. FACULTATIF : pour enregistrer votre filtre, entrez un nom dans le champ « nom filtre »
  6. Cliquez sur le bouton « terminé »

(Vos données sont maintenant filtrées en fonction de vos critères.)

2e étape, exporter vos données :

  1. À l’aide du champ « mes filtres », assurez-vous d’avoir bien sélectionné le filtre que vous venez de créer
  2. Cliquez sur l’icône en forme de nuage (avec une flèche à l’intérieur) afin d’exporter votre liste de contacts filtrés

(Vous obtiendrez alors votre liste de contacts sous la forme d’un fichier Excel.)

C’est un compte dont l’un des contacts est synchronisé avec votre logiciel comptable tel que Acomba ou QuickBooks.

Dans la fiche d’un contact primaire, vous verrez l’icône du logiciel comptable synchronisé.

Par défaut, pour une question de sécurité, vous n’êtes pas autorisé à modifier les informations dans le compte et dans le contact primaire, car cela pourrait causer des erreurs dans votre service de synchronisation.

* Vous devez demander les droits à l’administrateur de votre compte CentrixOne. Il est important de comprendre qu’un contact primaire fait partie d’une liste protégée. Cette liste est synchronisée avec votre système comptable. Modifier un contact primaire pourrait occasionner certaines problématiques. *

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « groupes d’utilisateurs et permissions »
  3. Dans la liste, cliquez sur le module « contacts »
  4. Trouvez la ligne « contact primaire » et cochez les cases « lecture » et « écriture »
  5. Remontez dans le haut de la page et cliquez sur « sauvegarder »

(Vous pourrez maintenant modifier les informations relatives à un contact primaire ou utiliser le bouton pour bonifier sa fiche contact. Prenez note qu’il est probable que vos modifications s’effectuent également dans votre système comptable.)

Dans la fiche du contact, cliquez sur le bouton « modifier » en haut à droite de la page.

Option 1 : créer une tâche

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur votre contact
  3. Dans l’interface « tâches », cliquez sur le « + » dans le coin supérieur droit
  4. Dans la liste du champ « type de tâche », cliquez sur le type « notes »
  5. Remplissez les autres champs
  6. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Option 2 : créer un champ personnalisé

* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur votre contact
  3. Dans la fiche du contact, dans l’interface « sommaire du contact », cliquez sur l’onglet « profilage »
  4. Dans l’interface « profilage », cliquez sur les trois petits points dans le coin supérieur droit
  5. Dans la liste, cliquez sur l’option « ajouter un champ »
  6. Remplissez le champ « nom du champ à afficher »
  7. Dans la liste du champ « type de champ », cliquez sur la ligne « texte »
  8. Dans le champ « hauteur (en pixels) », entrez, par exemple, 150
  9. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Premièrement, assurez-vous d’avoir entré une adresse courriel dans la fiche de votre contact.

Deuxièmement, si c’est un contact primaire, assurez-vous d’avoir les autorisations pour modifier ce type de contact.

Si, malgré tout, rien ne s’affiche, c’est tout simplement car aucune information n’est disponible sur Internet pour ce contact.

En fait, cette fonctionnalité va effectuer ses recherches sur différentes plateformes à travers le web. Donc, si votre contact n’a rien publié sur Internet, il est normal que l’application ne trouve aucune information à vous afficher.

Un contact peut être associé à plusieurs listes en même temps. Ainsi, il y aura une copie du contact dans chacune de ces listes.

Assurez-vous de n’avoir qu’une seule liste sélectionnée à la fois :

  1. Cliquez sur le module « listes »
  2. Assurez-vous qu’une seule liste est sélectionnée (elle a un crochet vert à sa gauche)
  3. Au besoin, cliquez sur le carré à côté d’une liste afin de la sélectionner ou de la désélectionner
  4. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Oui.

Voici comment vérifier à quelles listes appartient le contact :

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. FACULTATIF : recherchez votre contact rapidement en entrant son nom dans la barre de recherche
  3. Cliquez sur votre contact
  4. Dans la fiche du contact, dans la section « activités », cliquez sur l’onglet « liste »

(Les listes présentes dans cet onglet représentent toutes celles attribuées à ce contact. Vous trouverez donc une copie de ce contact dans chacune de ces listes. Toutes ces copies sont reliées. Ainsi, si vous modifiez une information dans ce contact, elle sera mise à jour dans toutes les copies de ce même contact.)

Pour qu’un nom apparaisse dans la liste des représentants, il doit d’abord être présent dans la liste des utilisateurs de votre compte CentrixOne. Une fois ajouté, vous pourrez définir cet utilisateur comme représentant d’un contact ou d’une opportunité.

Pour ajouter un nouveau représentant, vous aurez deux possibilités : utilisateur actif ou inactif.

Prenez note que vous devrez acheter un nouvel abonnement pour ajouter un utilisateur actif. Dans le cas contraire, vous pourrez ajouter un utilisateur inactif, mais celui-ci ne pourra pas se connecter à votre compte CentrixOne.

Afin d’ajouter un abonnement, vous pourrez demander au propriétaire de votre compte CentrixOne d’aller dans le module « paramètres ».

Si vous désirez ajouter un utilisateur inactif, veuillez envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

(Prenez note que, si votre compte CentrixOne est synchronisé avec Acomba, vous devrez au préalable avoir créé un vendeur dans Acomba pour le voir apparaître dans la liste des représentants dans votre compte CentrixOne.)

Option 1 : ajouter la date de création dans la liste des contacts

Pour connaître la procédure à suivre, veuillez vous référer à la question « Comment personnaliser l’affichage des informations dans la liste des contacts ? (multi-colonnes) ».

Option 2 : consulter l’onglet « historique »

(Prenez note que l’onglet « historique » est une fonctionnalité payante qui nécessite l’intervention de notre équipe technique pour être activée dans votre compte CentrixOne.)

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur votre contact
  3. Dans la fiche du contact, dans l’interface « sommaire du contact », cliquez sur l’onglet « historique »
* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *
  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur les trois petits points dans le coin droit du tableau
(Les changements effectués dans le multi-colonnes s’appliquent à tous les utilisateurs.) Pour ajouter une information :
  1. Cliquez sur le bouton « + Ajouter une ligne »
  2. Cliquez sur la section où est situé le champ concerné
  3. Cliquez sur votre champ afin de l’ajouter
Astuce : utilisez un champ personnalisé de type URL afin d’afficher un lien vers un document, un site web, une image ou autre. (Prenez note que le titre d’une colonne est en réalité la première information que vous voulez voir apparaître dans cette colonne. Pour modifier cette information, il vous suffit de cliquer sur le titre de la colonne.) Pour supprimer une information :
  1. Cliquez deux fois sur le « X » en face du champ concerné
Pour changer l’ordre d’affichage d’une information :
  1. Placez votre curseur sur les trois lignes horizontales en face du champ concerné et cliquez-glissez afin de le déplacer

* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur un contact au hasard
  3. Dans la fiche du contact, dans l’interface « sommaire du contact », cliquez sur l’onglet « profilage »
  4. Cliquez sur les trois petits points dans le coin supérieur droit de ce même interface
  5. Dans la liste, cliquez sur l’option « ajouter un champ »
  6. Remplissez le champ « nom du champ à afficher » en français et en anglais
  7. Choisissez votre type de champ
  8. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Prenez note que vous avez le droit de créer 70 champs personnalisés dans le module « contacts ». Ce nombre exclu les champs de base déjà présents dans la fiche d’un compte.

(Les changements effectués dans les champs personnalisés s’appliquent à toutes les fiches de contacts et à tous les utilisateurs.)

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur l’icône en forme de nuage dans le milieu de l’écran afin d’exporter les données
  3. Dans le fichier Excel généré automatiquement après l’exportation, vous verrez la colonne ID (identifiant) à gauche.

(Chaque contact a un ID (identifiant) unique.)

Non.

Notre système est doté d’une intelligence accrue qui lui permettra de vous afficher, par exemple, toutes les villes au nom de « Montréal » et « Montreal » de votre base de données, même si vous avez entré la ville « Montreal » sans accent.

* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *

Pour masquer un champ de profilage pour tous les utilisateurs :

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste, cliquez sur n’importe quel contact
  3. Dans la fiche du contact, dans l’interface « sommaire du contact », cliquez sur l’onglet « profilage »
  4. Dans l’interface « sommaire du contact », cliquez sur les trois petits points près du coin supérieur droit
  5. Dans la liste, cliquez sur l’option « gérer les champs »
  6. Cliquez sur l’oeil en face du champ concerné (vert = visible / rouge = masqué)
  7. Cliquez sur le « X », dans le coin supérieur droit pour revenir à la fiche de votre client

(Les modifications seront automatiquement enregistrées.)

Pour masquer un champ de profilage pour certains utilisateurs uniquement :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « groupe d’utilisateurs et permissions »
  3. Dans la liste déroulante du champ « groupe d’utilisateurs », sélectionnez le groupe d’utilisateurs dans lequel vous voulez masquer un champ de profilage (les utilisateurs appartenant à ce groupe ne verront plus le champ que vous aurez masqué)
  4. Dans la liste des modules, cliquez sur la section « profilage contact »
  5. Décochez les cases « lecture » et « écriture » en face du champ que vous désirez masquer
  6. Remontez en haut de la page, puis cliquez sur « sauvegarder »

(Les modifications s’effectueront lors la prochaine connexion des utilisateurs concernés.)

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur le contact concerné
  3. Cliquez sur le bouton « modifier » dans le coin en haut à droite de la page
  4. Cliquez sur le champ « liste »
  5. Sélectionnez la nouvelle liste
  6. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »
  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Créez un filtre en indiquant le nom de la compagnie concernée afin d’afficher uniquement les contacts associés à cette compagnie dans la liste sélectionnée
  3. Une fois le filtre actif, vérifiez que le résultat est bien celui escompté, puis sélectionnez tous les contacts
  4. Cliquez sur le bouton « copier »
  5. Sélectionnez la liste de destination
  6. Cliquez sur le bouton « copier »
  1. Cliquez dans le module « comptes »
  2. Recherchez le compte que vous voulez supprimer
  3. À la droite du compte, cliquez sur les trois petits points
  4. Cliquez sur le bouton « supprimer compte »

Non.

Un contact ne peut être relié qu’à un seul compte (société) à la fois. Si vous voulez associé ce contact à un autre compte (société), vous devrez créer un nouveau contact.

(Prenez note que si vous copiez votre contact, votre copie sera toujours liée à votre contact original. Donc, si vous modifiez le nom de la société dans votre copie, vous modifierez également votre contact original.)

Vous devez créer un champ personnalisé. Vous pourrez ensuite, dans la liste de vos contacts, filtrer vos clients en fonction de ce champ personnalisé.

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur la flèche située à la droite du champ « mes filtres » dans le haut de la page à gauche
  3. Dans la liste déroulante des filtres, cliquez sur l’option « ajouter un filtre » (c’est le dernier choix dans la liste)
  4. Cliquez sur le bouton « + ajouter un critère »
  5. Cliquez sur la section où se situe votre champ ou votre action
  6. Cliquez sur le champ ou l’action de votre choix
  7. Déterminez la relation de ce champ ou de cette action (exemple : est égal à)
  8. Entrez ou sélectionnez la valeur du champ ou de l’action
  9. FACULTATIF – Afin d’enregistrer votre filtre et ainsi le réutiliser dans le futur, il vous suffit de remplir le champ « nom filtre »
  10. Cliquez sur le bouton « terminé »
  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur le contact concerné
  3. Dans la fiche du contact, cliquez sur le bouton « modifier » dans le coin supérieur droit de la page
  4. Une fois vos changements effectués, cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Cette fonctionnalité n’existe pas dans CentrixOne.

Vous devrez supprimer votre contact, puis créer un nouveau contact.

Toutefois, afin de conserver l’historique des tâches, des opportunités, des conversations et des documents reliés à votre contact, nous vous suggérons fortement de garder votre contact dans le compte concerné en ajoutant une mention à l’effet que cette personne ne travaille plus à cet endroit.

Il est important de comprendre qu’un représentant est un utilisateur dans CentrixOne. Donc, si le représentant (utilisateur) n’a pas de contacts qui lui sont attribués, il ne verra aucun contact dans votre compte CentrixOne.

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

Pour restreindre l’accès aux contacts :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’utilisateur à qui vous voulez restreindre l’accès à ses contacts uniquement
  3. Dans la colonne de droite, décochez les cases « accès à tous les contacts » et « accès à voir tous les usagers de la hiérarchie »
  4. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

C’est un outil vous permettant de lier deux contacts. La raison de cette liaison est libre à vous. Par exemple, cela pourrait être parce que ce contact travaille maintenant pour une autre compagnie ou bien parce qu’un des contacts travaille au siège social et l’autre contact dans une succursale. En gros, cette interface vous permet simplement de passer rapidement d’un contact à un autre.

Lorsque vous êtes dans la liste des contacts, cliquez sur le titre d’une colonne afin d’alterner entre le tri par ordre alphabétique ascendant (A à Z) et le tri par ordre alphabétique descendant (Z à A). L’icône suivant « ^ » vous indique à partir de quelle colonne vos contacts sont triés. (Prenez note que ce tri s’applique pour tous les utilisateurs de votre compte CentrixOne. Donc, si un autre utilisateur modifie ce tri, il sera aussi modifié pour vous.)

Opportunités

Évaluez la progression de vos opportunités de vente.

Avant de commencer, il faut savoir que les opportunités sont accessibles via la fiche du compte concerné, via la fiche d’un contact relié à ce compte et via le module « opportunités ».

Peu importe si vous créer l’opportunité dans un compte ou dans un contact relié à ce compte, elle sera visible aux deux endroits.

Afin de créer une opportunité :

  1. Cliquez sur le module « comptes » ou « contacts »
  2. Cliquez sur le compte ou le contact où vous voulez ajouter une opportunité
  3. Dans la fiche du compte ou du contact, cliquez sur l’icône en forme de « + » dans la section « opportunités »
  4. Complétez les champs, puis cliquez sur « sauvegarder et fermer » lorsque vous avez terminé

Pour l’instant, non.

Toutefois, l’ajout de cette fonctionnalité est en cours d’analyse.

  1. Cliquez sur le module « opportunités »
  2. Cliquez sur l’onglet « aperçu » ou sur l’onglet « rapports »
  3. FACULTATIF : si vous voulez exporter une liste précise d’opportunités, cliquez sur le bouton « filtres supplémentaires », puis filtrez vos opportunités selon vos besoins
  4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le petit nuage (avec une flèche) pour exporter la liste des opportunités

(Il se peut que vous n’ayez pas les droits pour effectuer cette action. Vous devrez alors demander à l’administrateur de votre base de données Centrix One de le faire pour vous ou de vous donner les droits.)

Oui.

* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *

  1. Cliquez sur une opportunité au hasard
  2. Cliquez sur l’onglet « profilage »
  3. Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de l’interface « profilage »
  4. Cliquez sur « ajouter un champ »

Prenez note que les champs personnalisés situés dans le bas de l’onglet sont spécifiques aux types de produits. Par exemple, si vous avez créé des champs personnalisés pour le type de produit A, ils ne seront visibles que si vous sélectionnez le type de produit A.

(Les changements effectués dans les champs personnalisés s’appliquent à toutes les opportunités et à tous les utilisateurs.)

1ère méthode :
  1. Cliquez sur le module « comptes » ou « contacts »
  2. Cliquez sur le compte ou le contact où se trouve votre opportunité
  3. Dans la fiche du compte ou du contact, cliquez sur l’opportunité concernée dans la section « opportunités »
  4. Dans le coin inférieur droit, juste en dessous de la ligne « grand total », vous trouverez l’ID de cette opportunité
2e méthode :
  1. Cliquez sur le module « opportunités »
  2. Cliquez sur le titre de l’opportunité concernée
  3. Dans le coin inférieur droit, juste en dessous de la ligne « grand total », vous trouverez l’ID de cette opportunité
(Chaque opportunité a un ID (identifiant) unique.)

Toutes les opportunités entre 1 % et 99 % seront classées entre elles par date (de la plus ancienne à la plus récente). Elles apparaîtront dans le haut de la liste.

Toutes les opportunités à 0 % et à 100 % seront classées entre elles par date (de la plus récente à la plus ancienne). Elles apparaîtront dans le bas de la liste.

Vous pouvez renommer les stades de vente sans causer de problèmes à votre service de synchronisation.

Cependant, prenez note que, si votre compte CentrixOne est synchronisé avec un logiciel comptable, vous ne devez pas modifier les étiquettes des sous-stades de vente. La modification ou la suppression de ces étiquettes causera des problèmes qui empêcheront votre synchronisation de fonctionner.

Si votre compte CentrixOne n’est pas synchronisé avec un logiciel comptable, il n’y a aucun inconvénient à modifier les sous-stades de vente.

Pour modifier les étiquettes des stades de vente :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur le sous-module « étiquettes »
  3. Dans l’onglet « opportunités », cliquez sur l’icône en forme de crayon situé à la droite de l’étiquette afin de la renommer
  4. FACULTATIF : pour créer des sous-états à un stade de vente, cliquez sur le bouton « + ajouter un sous-état » dans le bas de la page

(Sachez que vous ne pouvez pas modifier les couleurs associées aux stades de vente, ni modifier leur pourcentage de probabilité.)

Astuce : Par défaut, plus vos opportunités progressent dans les stades de vente, plus elles sont susceptibles d’être gagnées. Si votre processus fonctionne dans le sens contraire, pensez à renommer les étiquettes dans le sens inverse. Ainsi, plus vos opportunités vont progresser dans les stades de vente, moins elles seront susceptibles d’être gagnées.

Il est possible que vous n’ayez pas la permission. * Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne afin de vérifier les permissions associées à votre utilisateur. * Pour vérifier les permissions associées à votre utilisateurs :
  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur votre utilisateur
  3. Vérifiez si la case « Accès limité à l’usager dans les tableaux de bord, tâches et opportunités » est cochée (si oui, décochez-la)
  4. Cliquez sur « sauvegarder »
Si le problème persiste, merci d’envoyer un courriel à support@centrix.one.

Comptes

Regroupez les informations de vos comptes.

Pour l’instant, non.

Cette fonctionnalité est disponible dans la liste des contacts, mais elle est en cours de développement dans la liste des comptes.

Pour l’instant, non.

Cette fonctionnalité est disponible dans la liste des contacts, mais elle est en cours de développement dans la liste des comptes.

Voici une alternative :

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Dans la liste des contacts, cliquez sur l’icône de nuage avec une flèche (situé près de l’outil de recherche dans le haut de la page) pour exporter la liste de contacts
  3. Ouvrez le fichier Excel généré lors de l’exportation de votre liste de contacts
  4. Filtrez vos colonnes et conserver un seul contact par société

(Les informations reliées aux comptes sont aussi présentes dans le fichier d’exportation de la liste de contacts.)

  1. Cliquez sur le module « comptes »
  2. Dans la liste des comptes, cliquez sur le compte concerné
  3. Dans la fiche du compte, cliquez sur le bouton « éditer » situé dans le coin supérieur droit de la page
  4. Une fois vos changements apportés, cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Étant donné que les contacts sont associés indépendamment dans une liste, vous devrez déplacer chaque contact manuellement dans l’autre liste. Le compte étant lié aux contacts, il sera automatiquement déplacé dans l’autre liste.

(Veuillez vous référer à la question « Comment déplacer un contact dans une autre liste ? » pour la procédure à suivre.)

* Vous devez être un administrateur de votre compte Centrix One. *

  1. Cliquez sur le module « comptes »
  2. Cliquez sur un compte au hasard
  3. Dans la fiche du compte, dans l’interface « sommaire du contact » cliquez sur l’onglet « profilage »
  4. Dans l’interface « sommaire du compte » , cliquez sur les trois petits points dans le coin supérieur droit
  5. Dans la liste, cliquez sur l’option « ajouter un champ »
  6. Remplissez le champ « nom du champ à afficher » en français et en anglais
  7. Choisissez votre type de champ
  8. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Prenez note que vous avez le droit de créer 70 champs personnalisés dans le module « comptes ». Ce nombre exclu les champs de base déjà présents dans la fiche d’un compte.

Exception : si votre compte CentrixOne est synchronisé au système comptable Acomba ou Acomba X, vous aurez alors le droit de créer 65 champs personnalisés dans le module « comptes » au lieu de 70.

(Les changements effectués dans les champs personnalisés s’appliquent à toutes les fiches de comptes et à tous les utilisateurs.)

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

Pour masquer un champ de profilage pour tous les utilisateurs :

  1. Dans la fiche d’un compte, cliquez sur l’onglet « profilage »
  2. Cliquez sur les trois petits points près du coin supérieur droit de l’interface « sommaire du compte »
  3. Cliquez sur l’option « gérer les champs »
  4. En face de votre champ, cliquez sur l’oeil vert situé à sa droite (l’oeil deviendra rouge et masquera le champ)
  5. Cliquez sur le « X », dans le coin supérieur droit pour revenir à la fiche de votre client

(Les modifications sont automatiquement enregistrées.)

Pour masquer un champ de profilage pour certains utilisateurs uniquement :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « groupe d’utilisateurs et permissions »
  3. Dans le champ « groupe d’utilisateurs », sélectionnez, dans la liste déroulante, celui pour lequel vous voulez masquer un champ de profilage (les utilisateurs appartenant à ce groupe ne verront plus le champ que vous aurez masqué)
  4. Dans la liste des modules, cliquez sur « profilage compte »
  5. Décochez les cases « lecture » et « écriture » en face du champ que vous désirez masquer
  6. Remontez en haut de la page, puis cliquez sur « sauvegarder »

(Les modifications s’effectueront lors la prochaine connexion des utilisateurs concernés.)

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Effectuez un filtre en indiquant le nom de la compagnie concernée afin d’afficher uniquement les contacts associés à cette compagnie dans la liste sélectionnée
  3. Une fois le filtre actif, vérifiez que le résultat est bien celui escompté, puis sélectionnez tous les contacts
  4. Cliquez sur le bouton « copier »
  5. Sélectionnez la liste de destination
  6. Cliquez sur le bouton « copier »
  1. Sélectionnez uniquement la liste concernée
  2. Créez un filtre en indiquant le nom de la société concernée
  3. Une fois le filtre activé, cochez la case en face de la société en question
  4. Cliquez sur le bouton « supprimer » dans le coin supérieur droit de la page

Pour l’instant, la notion de client supprimé ou inactif n’existe pas dans CentrixOne.

Cette fonctionnalité est toutefois en cours d’analyse.

Comme alternative, vous pouvez créer un champ personnalisé. Vous pourrez ainsi spécifier vous-même si ce client est actif ou inactif. Vous pourrez ensuite créer un filtre dans la liste des contacts afin d’afficher uniquement les clients actifs ou uniquement les clients inactifs.

Documents

Créez des courriels et des campagnes marketing attrayantes.

Ces éléments sont enregistrés à même la base de données de votre compte CentrixOne. Donc, les autres clients CentrixOne ne peuvent en aucun cas voir ou accéder à vos éléments.

Concernant votre base de données, elle est hébergée dans un serveur de données sécurisées localisé au Québec.

La limite de stockage est propre à chaque utilisateur et varie selon le type d’abonnement.

Un utilisateur avec un abonnement solo pourra stocker jusqu’à 1GB de données.

Un utilisateur avec un abonnement équipe pourra stocker jusqu’à 5GB de données.

Un utilisateur avec un abonnement croissance pourra stocker jusqu’à 25GB de données.

Le système est conçu pour permettre l’importation d’un fichier de 100 Mo maximum.

Le système est conçu pour permettre l’importation de la grande majorité des documents de bureautique (PDF, image, vidéo…).

Les seuls types de fichiers que vous ne pouvez pas importer dans CentrixOne sont les fichiers exécutables (.exe, .js…).

Courriels

Réunissez vos fichiers, logos, images, et documents divers.

L’accès à ce module requiert un abonnement de type équipe, croissance, professionnel ou intégral.

Vous n’y avez pas accès si vous avez un abonnement de type solo ou collaborateur.

Si vous désirez avoir accès à ce module, veuillez envoyer une demande à ventes@centrix.one afin d’obtenir l’abonnement approprié.

Pour commencer, il est important de comprendre que vos communications par courriel et votre calendrier courriel seront synchronisés de façon unidirectionnelle avec votre compte CentrixOne.

Voici le principe de cette synchronisation :

Courriel envoyé via mon système courriel = synchronisé dans mon compte CentrixOne dans la fiche du contact concerné

Courriel envoyé via mon compte CentrixOne = pas synchronisé dans mon système courriel

Tâche créée dans mon compte CentrixOne = synchronisée dans mon calendrier courriel

Tâche créée dans mon calendrier courriel = pas synchronisée dans mon compte CentrixOne

Maintenant que ce principe est bien compris, voici la procédure à suivre pour synchroniser le tout :

  1. Cliquez dans le module « paramètres »
  2. Cliquez dans l’onglet « intégration courriel »
  3. Cliquez sur le bouton « synchroniser maintenant »
  4. Suivez les étapes à l’écran

À la fin de ce processus, vous pourrez choisir le calendrier qui sera synchronisé avec les tâches de votre compte CentrixOne.

Autorisation manuelle requise pour un compte GSuite :

Veuillez demander le guide des procédures à suivre en envoyant un courriel à support@centrix.one.

Systèmes incompatibles avec la synchronisation des courriels :

Prenez note que le système de courriels de type « POP3 » n’est pas compatible avec CentrixOne. Vous devrez demander à votre technicien informatique de le convertir en type « IMAP » afin de pouvoir le synchroniser avec votre compte CentrixOne.

Si votre courriel se termine par @gmail.com, il ne sera pas non plus compatible avec le système de CentrixOne.

Système incompatible avec la synchronisation du calendrier courriel :

Il est possible que votre système soit compatible avec la synchronisation des courriels, mais pas avec la synchronisation du calendrier courriel. C’est d’ailleurs le cas de tous les serveurs de type « IMAP ». Ceux-ci ne sont pas compatibles avec la synchronisation des tâches provenant de CentrixOne.

Notre système ne prend pas en charge la vérification en deux étapes :

Si vous n’arrivez pas à connecter votre adresse courriel, il est possible que votre système de courriels ait la vérification en deux étapes d’activée. Cela signifie que lorsque vous tenter de vous connecter, vous devez autoriser la connexion à partir d’un autre appareil (tel que votre cellulaire).

Voici vos deux possibilités :

  1. Désactiver la vérification en deux étapes
  2. Créer un mot de passe unique pour CentrixOne à partir d’Outlook (comment faire ?)

Oui.

En réalité, le système CentrixOne fait une recherche en temps réel des courriels présents dans le système de messagerie que vous avez connecté avec votre utilisateur CentrixOne.

Notre système va donc vous afficher, en texte brut dans l’onglet « courriels », le contenu de tous les messages que vous avez envoyés à l’adresse courriel indiquée dans la fiche du contact.

Si vous supprimez un courriel de votre système de messagerie, celui-ci se déplacera en fait dans votre corbeille. Il apparaîtra donc toujours dans CentrixOne.

Toutefois, si vous supprimez aussi le courriel de votre corbeille, votre message disparaîtra aussi de CentrixOne.

(Prenez note que vous ne pouvez pas supprimer un message directement via l’onglet « courriels » de la fiche d’un contact dans CentrixOne.)

Non.

Cet utilisateur devra déterminer l’adresse courriel qu’il voudra synchroniser.

  1. Cliquez sur le module « contacts »
  2. Cliquez sur le contact concerné
  3. Cliquez sur l’adresse courriel du contact
  4. Sélectionnez le gabarit de votre choix (vous pouvez choisir un gabarit vide « blank » via l’onglet « gabarits CentrixOne »)
  5. Vous pouvez modifier le texte (cela ne va pas modifier votre gabarit) et, au besoin, modifiez l’objet du courriel
  6. Une fois votre courriel prêt à être envoyé, cliquez sur le bouton « envoyer »
  7. Vous verrez alors une confirmation à l’écran vous indiquant que votre courriel a bien été envoyé

(Astuce : si vous voulez vraiment être certain que votre courriel a bien été envoyé, attendez une ou deux minutes, puis, dans la fiche de votre contact, dans l’interface « activités », cliquez sur l’onglet « campagnes ». Votre courriel apparaîtra dans cet onglet. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur n’importe quel autre onglet puis cliquez de nouveau sur l’onglet « campagnes » afin de rafraîchir le contenu. Vous pourrez même voir à cet endroit si votre contact a ouvert le courriel ou non.)

Non.

Si vous avez envoyé un courriel directement via la fiche d’un contact, vous devez aller dans la fiche de ce contact pour voir ce courriel.

Toutefois, si vous avez envoyé un courriel via le module « courriels », alors vous pourrez le voir dans l’onglet « envoyés » de ce module.

Astuce : si vous voulez conserver une trace des courriels que vous avez envoyés via les fiches contacts, vous pouvez créer des tâches de type « courriel » dans les contacts concernés. En ajoutant des titres spécifiques que vous réutiliserez, vous pourrez aisément avoir une bonne vue d’ensemble via le module « tâches » en filtrant par le type de tâche approprié.

Bien sûr !

Afin d’éviter de réécrire votre signature lors de chaque envoi, nous vous recommandons de créer un gabarit ne contenant que votre signature. Vous n’aurez plus qu’à changer le texte lors de la préparation de l’envoi du courriel.

Pour créer votre gabarit courriel :

  1. Cliquez sur le module « courriels »
  2. Cliquez sur l’onglet « gabarits »
  3. Cliquez sur le bouton « + gabarit » dans le coin supérieur droit
  4. Cliquez sur l’onglet « gabarits CentrixOne »
  5. Cliquez sur le bouton « sélectionner » du gabarit appelé « blank »
  6. Tapez votre signature
  7. Cliquez sur le bouton « enregistrer »
  8. Pour nommer votre gabarit, cliquez sur le 1er icône en forme de crayon situé juste à la droite du nom du gabarit concerné
  9. Renommez votre gabarit
  10. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Lorsque vous êtes dans le processus d’envoi d’un courriel via votre compte CentrixOne, à l’étape « envoyer courriels », vous pouvez modifier les noms et les courriels dans les sections « courriel de » et « répondre à ».

Prenez note que l’adresse courriel doit faire partie du même nom de domaine que celui qui est configuré dans votre compte CentrixOne.

(Important : vous ne pourrez pas envoyer un courriel via une autre adresse courriel si vous envoyer votre courriel directement via la fiche d’un contact.)

Vous devez commencer par créer un formulaire. Ensuite, vous devez créer un 1er courriel contenant votre formulaire, puis un 2e courriel avec un bouton menant vers le 1er courriel contenant le formulaire.

Toutefois, afin de bien configurer cette fonctionnalité avancée, nous vous recommandons fortement de suivre une formation personnalisée.

Il vous suffit d’envoyer votre demande par courriel à ventes@centrix.one et nous vous contacterons afin de discuter de vos besoins.

Non.

Dans la fiche d’un contact, dans l’onglet « courriels », vous verrez vos courriels synchronisés en texte brut.

Cela veut dire que vous ne verrez que le texte sans image, ni pièce jointe.

(Astuce : si certains documents sont importants, vous pouvez les insérer dans la section « documents » de la fiche du contact ou du compte. Vous pourrez ainsi y accéder rapidement en cas de besoin.)

Si vous avez des connaissances en programmation, vous pouvez ajouter votre code à l’aide du champ de type HTML.

Oui.

Un contact peut être associé à plusieurs listes en même temps. Si tel est le cas, votre contact sera copié dans chacune de ces listes. Toutes ces copies sont reliées entre elles. Ainsi, si une information est modifiée dans ce contact, elle sera mise à jour dans toutes les copies de ce même contact.

  1. Cliquez sur le module « courriel »
  2. Cliquez sur le courriel concerné ou cliquez sur « + courriel » pour en créer un nouveau
  3. Écrivez quelques mots qui inciteront votre clientèle à cliquer sur ceux-ci afin d’ouvrir votre document
  4. Sélectionnez les quelques mots concernés
  5. Cliquez sur l’icône de chaîne pour « insérer/modifier un lien »
  6. Dans le champ « type de lien », sélectionnez « fichier du lien »
  7. Dans le gestionnaire de fichiers, cliquez sur le dossier au nom de votre compagnie
  8. Cliquez sur le bouton « insérer » sur le document concerné (il se peut que vous devez cliquer sur un dossier au préalable)
  9. Cliquez sur le bouton « ok »

Vous devez commencer par créer un formulaire. Ensuite, vous devez créer un 1er courriel contenant votre formulaire, puis un 2e courriel avec un bouton menant vers le 1er courriel contenant le formulaire.

Toutefois, afin de bien configurer cette fonctionnalité avancée, nous vous recommandons fortement de suivre une formation personnalisée.

Il vous suffit d’envoyer votre demande par courriel à ventes@centrix.one et nous vous contacterons afin de discuter de vos besoins.

Non.

Toutefois, notre équipe de programmation est en mesure d’effectuer des requêtes afin d’extraire ces données de votre compte CentrixOne, puis de les copier dans un fichier Excel.

Si cela vous intéresse, vous pouvez acheter une petite banque de temps de services experts en envoyant votre demande à ventes@centrix.one.

Lorsque vous êtes dans l’éditeur du courriel, vous aurez deux possibilités.

1ère possibilité – Insérer un bouton :

  1. Dans la section à droite, dans l’onglet « contenu », cliquez-glissez l’icône de bouton dans votre courriel
  2. Cliquez sur le bouton que vous venez d’ajouter
  3. Dans la section « action » située à droite, cliquez sur le lien « fichier du lien »
  4. Naviguez jusqu’au fichier que vous souhaitez lier à votre courriel, puis cliquez sur son bouton « insérer »

2e possibilité – Insérer un lien sous forme de texte :

  1. Sélectionnez une partie de texte qui servira de lien pour ouvrir votre fichier
  2. Dans la barre d’édition de texte qui vient d’apparaître, cliquez sur l’icône « insérer/modifier un lien »
  3. Dans le champ « type de lien », sélectionnez « fichier du lien »
  4. Naviguez jusqu’au fichier que vous désirez lier, puis cliquez sur son bouton « insérer »
  5. Cliquez sur le bouton « ok »

1ère possibilité – Créer une copie :

  1. Cliquez sur le module « courriels »
  2. Cliquez sur l’onglet « envoyés »
  3. À la droite du courriel que vous désirez réutiliser, cliquez sur les 3 petits points, puis cliquez sur « copie du courriel »

(Vous obtiendrez une copie temporaire du courriel qui sera visible dans l’onglet « ébauches ».)

2e possibilité – Créer un gabarit :

  1. Cliquez sur le module « courriels »
  2. Cliquez sur l’onglet « envoyés »
  3. À la droite du courriel que vous désirez réutiliser, cliquez sur les 3 petits points, puis cliquez sur « créer un gabarit »

(Vous obtiendrez une copie du courriel qui se transformera en un gabarit permanent visible dans l’onglet « gabarits ».)

Avant de commencer, il est important de comprendre que tous les calculs affichés à l’étape 3 sont basés sur les contacts qui font parties des listes sélectionnées à l’étape 2 de l’envoi de la campagne courriel.

Ceci étant dit, voici maintenant les explications des différents calculs :

Colonne 1 – Valides :

Cette colonne affiche le nombre total de contacts valides (en excluant les doublons et les désabonnés).

Pour qu’un contact soit considéré comme « valide », il doit respecter les conditions suivantes :

  • Le contact a une adresse courriel
  • L’adresse courriel du contact contient un « @ »
  • L’adresse courriel du contact ne se termine pas par un « @ »
  • L’adresse courriel du contact contient un « . »
  • L’adresse courriel du contact ne se termine pas par un « . »
  • Le contact a une langue qui commence par « an », « en », « f », « es » ou « d » (ceci correspond aux différents codes de langues possibles dans CentrixOne)
  • Le contact est abonné à l’envoi de courriels

Colonne 2 – Sélectionnés :

Cette colonne affiche le nombre total des adresses courriels sélectionnées à l’écran (en excluant les doublons).

Colonne 3 – Doublons :

Cette colonne affiche le nombre total des doublons des contacts valides.

Colonne 4 – Désabonnés :

Cette colonne affiche le nombre total des contacts dont l’adresse courriel est désabonnée.

Colonne 5 – Invalides :

Cette colonne affiche le nombre total des contacts qui n’ont pas d’adresse courriel valide ou de langue définie.

Paramètres

Gérez les informations techniques de votre base de données.

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « hiérarchie »
  3. Cliquez-glissez un utilisateur vers la droite sous un autre utilisateur pour débuter votre hiérarchie

(Les modifications seront automatiquement enregistrées.)

Vous devez utiliser un fichier Excel de type « .xlsx ».

(Prenez note que le logiciel « Numbers » n’est pas 100 % compatible avec CentrixOne. Un fichier converti à l’aide de ce logiciel peut donc occasionner des problèmes lors de l’importation de données. Il est aussi possible que l’importation ne fonctionne pas.)

Afin d’éviter des conflits potentiels lors de l’importation, nous vous recommandons d’opter pour le format suivant : AAAAMMJJ (ex : 20200709) sans traits d’union et sans barres obliques.

Oui.

Toutes vos données sont conservées dans votre compte CentrixOne. Toutefois, pour synchroniser votre compte avec un nouveau système comptable, vous devez envoyer votre demande à ventes@centrix.one.

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’utilisateur concerné
  3. Dans la fenêtre, dans le champ « nom d’utilisateur », cliquez sur le petit crayon
  4. Écrivez le nouveau nom d’utilisateur
  5. Cliquez sur le bouton « renommer »

Les rôles, aussi appelés groupes d’utilisateurs, permettent de faciliter le gestion des accès pour les différents utilisateurs.

Une fois que vous aurez créé un rôle, vous pourrez l’attribuer à un utilisateur.

Pour accéder à la liste des rôles :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « groupes d’utilisateurs et permissions »
  3. À la droite de l’interface, cliquez sur le bouton « gérer les rôles »

Pour créer un rôle :

  1. Accédez à la liste des rôles
  2. Dans le coin inférieur gauche de l’interface, cliquez sur le bouton « ajouter un rôle »
  3. Nommez votre rôle
  4. Cliquez sur le bouton « ajouter ce rôle »

Pour renommer un rôle :

  1. Accédez à la liste des rôles
  2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon situé à la droite du rôle que vous souhaitez renommer
  3. Renommez votre rôle
  4. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Pour supprimer un rôle :

  1. Accédez à la liste des rôles
  2. Cochez la case à la gauche du rôle que vous souhaitez supprimer
  3. Cliquez sur le bouton « supprimer » en bas à droite
  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’utilisateur de votre choix
  3. Dans la colonne de droite, cliquez sur le champ « titre/rôle »
  4. Dans la liste, cliquez sur le rôle que vous désirez attribué à cet utilisateur
  5. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Dans votre compte CentrixOne, vous pouvez créer des rôles (groupes d’utilisateurs). Vous pourrez ensuite attribuer un rôle à un utilisateur afin de contrôler ses accès.

Pour gérer les permissions d’accès :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’onglet « groupes d’utilisateurs et permissions »
  3. Dans la liste du champ « groupe d’utilisateurs », sélectionnez celui pour lequel vous voulez modifier les accès
  4. Dans la liste des modules, cliquez sur celui de votre choix afin d’accéder à sa liste complète de permissions personnalisables
  5. Cochez les cases pour donner l’accès et décochez les cases pour retirer l’accès
  6. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « sauvegarder »

(Astuce : cochez la case « lecture » afin d’afficher un champ et décochez-la afin de masquer le champ.)

Les deux sections regroupent des informations qui apparaissent dans le formulaire de désinscription. Ce formulaire apparaît lorsqu’une personne clique sur le bouton pour se désabonner dans l’un de vos courriels envoyés via CentrixOne.

Dans la section « info compagnie et logo », les informations sur l’expéditeur n’apparaissent pas dans le formulaire. C’est plutôt à titre indicatif pour vous. Ces mêmes informations se retrouvent aussi dans la page « renseignements sur le compte ». En ce qui concerne le logo de l’expéditeur, il apparaît dans le haut du formulaire.

Dans la section « désinscription », le nom de l’expéditeur apparaît dans le formulaire à la fin de la phrase (non modifiable) « Veuillez compléter le formulaire ci-dessous pour vous désabonner des communications promotionnelles provenant de (nom de l’expéditeur). » Si le nom de l’expéditeur n’est pas indiqué, le système prendra par défaut le nom de votre compte CentrixOne. Pour ce qui est du texte légal, il apparaît au bas du formulaire. Vous pouvez par exemple y indiquer une façon pour le client de se réinscrire à l’envoi de vos infolettres dans le futur.

Synchronisation Acomba

Simplifiez le partage d’informations et uniformisez vos données clients.

Mode bidirectionnel :

Les informations provenant d’Acomba seront synchronisées dans CentrixOne et les modifications effectuées directement dans CentrixOne seront transférées dans Acomba.

L’avantage, c’est que ce mode vous assure une concordance en temps réel de vos données clients entre CentrixOne et Acomba.

Mode unidirectionnel :

Les informations provenant d’Acomba seront synchronisées dans CentrixOne. Cependant, les modifications effectuées directement dans CentrixOne ne seront pas transférées dans Acomba.

Donc, si vous changez une information dans un contact primaire dans CentrixOne, le service de synchronisation viendra remplacer vos corrections par les informations présentes dans Acomba dans la fiche de ce contact.

(Prenez note que, pour déclencher une mise à jour de la fiche du contact dans CentrixOne, le service de synchronisation doit détecter qu’une modification a été apporté dans cette même fiche dans Acomba. Donc, si aucune modification n’a été faite, vous aurez alors une différence entre vos données clients jusqu’à la prochaine mise à jour.)

Il est important de comprendre qu’il existe 2 niveaux de sécurité concernant les modes de synchronisation.

1er niveau de sécurité :

Cela permet de configurer vous-même votre mode de synchronisation dans les paramètres de votre compte CentrixOne.

Toutefois, si vous êtes en mode unidirectionnel, cela n’empêchera pas une automatisation de modifier des données dans la fiche d’un contact primaire, puis de les synchroniser automatiquement dans Acomba.

2e niveau de sécurité :

Cela permet de configurer votre mode de synchronisation directement dans le service de synchronisation.

De cette façon, si vous choisissez le mode unidirectionnel, le synchronisateur va tout simplement ignorer toutes les modifications apportées dans un contact primaire de CentrixOne et ne les enverra pas dans Acomba.

(Prenez note que vous n’êtes pas en mesure de modifier vous-mêmes la sécurité dans votre service de synchronisation. Vous devez donc envoyer une demande par courriel à support@centrix.one afin que notre équipe technique le fasse pour vous.)

Pour commencer, vous pouvez vérifier vous-même le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité. Toutefois, afin de vérifier le mode de synchronisation associé au 2e niveau de sécurité, vous devez envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

Ce qui est intéressant avec CentrixOne, c’est que le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité peut varier selon les utilisateurs. Toutefois, cela dépendra de la configuration dans le 2e niveau de sécurité.

Cela veut donc dire que vous pourriez attribuer le mode unidirectionnel pour la plupart de vos utilisateurs, afin de sécuriser des informations, tout en débloquant le mode bidirectionnel pour certains utilisateurs qui pourront alors modifier les informations des contacts primaires et des comptes synchronisés avec Acomba.

Afin de connaître le mode de synchronisation associé à votre utilisateur, il vous suffit de tenter de modifier la fiche d’un contact primaire. Si un message apparaît pour vous indiquer que vous n’avez pas les droits pour modifier ce contact, alors cela veut dire que votre utilisateur à une permission unidirectionnelle. Si vous pouvez modifier ce contact, alors votre utilisateur a une permission bidirectionnelle.

Pour modifier le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité :

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Dans CentrixOne, cliquez sur le module « paramètres »
  2. Assurez-vous d’être dans la sous-section « utilisateurs », puis cliquez sur l’onglet « groupes d’utilisateurs et permissions »
  3. Choisissez le groupe d’utilisateurs dans lequel vous voulez modifier le mode de synchronisation
  4. Cliquez sur la section « contacts »
  5. Cochez la case « écriture » à la droite du terme « contact primaire Acomba » afin d’autoriser le mode bidirectionnel ou décochez la case « écriture » pour autoriser le mode unidirectionnel
  6. Cliquez sur le bouton « sauvegarder » dans le coin supérieur droit de la page

(Prenez note que, si vous activez le mode unidirectionnel dans le 1er niveau de sécurité, cela n’empêchera pas une automatisation de modifier des données dans la fiche d’un contact primaire, puis de les synchroniser automatiquement dans Acomba.)

Pour modifier le mode de synchronisation associé au 2e niveau de sécurité :

Vous devez envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

(Prenez note que, si vous choisissez le mode unidirectionnel dans le 2e niveau de sécurité, cela empêchera aussi les automatisations de modifier des données dans un contact primaire.)

Liste des vendeurs (représentants) :

  • Numéro
  • Nom complet

(Important : la liste des vendeurs est synchronisée en mode unidirectionnel. Cela veut donc dire que vous devez toujours passer par Acomba pour créer un nouveau vendeur.)

Fiches clients :

  • Nom (société)
  • Adresse complète
  • Site Internet
  • Au soin de (contact primaire)
  • Téléphone, télécopieur et cellulaire
  • Adresse courriel principale

(Prenez note que les informations suivantes sont affichées dans les champs de profilage de la fiche du compte dans CentrixOne.)

  • Liste de prix
  • Terme de paiement
  • Numéro du client
  • Escompte (rabais client)
  • Territoire

Soumissions, commandes et factures :

(Prenez note que ces documents se transforment en opportunités dans CentrixOne.)

  • Titre (représente le numéro de la soumission, de la commande ou de la facture selon le cas)
  • Niveaux d’opportunités (varie selon le document : soumission = 40 %, commande et commande ouverte = 90 %, facture = 100 %)
  • Groupes de produits
  • Codes de produits et leur description
  • Quantité
  • Prix unitaire
  • Frais de transport
  • Escompte (rabais client)
  • Total (avant taxes)

(Important : les opportunités sont synchronisées en mode unidirectionnel. Cela veut donc dire que vous devez passer par Acomba pour modifier les données associées à vos soumissions, à vos commandes et à vos factures.)

Non.

Il n’y a que la liste nommée Acomba qui sera synchronisée avec votre système comptable.

Oui.

Dans CentrixOne, vous devez créer le compte directement dans la liste nommée Acomba.

Ensuite, le système CentrixOne va générer un numéro client qui ressemblera à ceci :

20101019105725325
(année, mois, jour, heure, minutes, secondes, millisecondes)

Au besoin, vous pouvez aller modifier le numéro du client dans votre système comptable. Une fois la correction faite, le service de synchronisation va mettre à jour cette valeur dans la fiche du compte concerné dans CentrixOne.

Vous pouvez aussi créer un contact dans une autre liste, puis le déplacer dans la liste nommée Acomba.

(Prenez note que, pour modifier un contact primaire après sa création, votre utilisateur doit avoir le mode bidirectionnel d’activité dans ses permissions. Dans le cas contraire, vous ne pourrez plus modifier une information après avoir cliqué sur le bouton « sauvegarder ».)

Dans CentrixOne, un représentant est en fait un utilisateur. Tous les vendeurs Acomba apparaissent donc dans CentrixOne comme des utilisateurs. Selon vos abonnements, ces utilisateurs seront actifs ou inactifs. Un utilisateur inactif peut tout de même être attribué dans une tâche ou une opportunité.

(Prenez note que vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur synchronisé avec Acomba. Vous pouvez toutefois le rendre inactif au besoin.)

Pour modifier le nom d’un utilisateur / représentant :

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Assurez-vous d’être dans la sous-section « utilisateurs », puis cliquez sur le nom du représentant que vous souhaitez renommer (pour l’instant, il est possible que vous voyiez un numéro de vendeur Acomba suivi de @ et votre numéro de compte CentrixOne)
  3. Cliquez sur l’icône en forme de crayon situé à la droite du champ « nom d’utilisateur »
  4. Modifiez le nom de l’utilisateur
  5. Cliquez sur le bouton « renommer »

(Prenez note que, si vous modifiez le nom d’un utilisateur actif, il devra ensuite utiliser ce nouveau nom d’utilisateur pour se connecter au compte CentrixOne.)

Vous pouvez déterminer les paramètres suivants :

  • Temps d’attente entre chaque cycle de synchronisation
  • Plage horaire prédéfinie pendant laquelle le service de synchronisation peut fonctionner

(Astuce : si votre système démarre un service de backup automatique à une heure précise, vous pouvez utiliser le paramètre de la plage horaire pour éviter que votre service de synchronisation CentrixOne fonctionne en même temps que votre service de backup.)

Vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes :

  • Arrêter le service de synchronisation
  • Redémarrer le service de synchronisation
  • Forcer une synchronisation immédiate

Pour commencer, vous devez ouvrir le synchronisateur Acomba (habituellement installé sur votre serveur).

Ensuite, vous devez vérifier l’état affiché dans la section « Acomba -> CRM », puis vérifier l’état affiché dans la section « CRM -> Acomba ».

Si les statuts affichent « complétée avec succès », alors aucun souci. Votre service de synchronisation est en parfait état.

Si vous voyez un autre statut, vous pouvez vérifier ce qui se passe en cliquant sur le lien « journal des événements ».

Formulaires

Simplifiez la collecte des données clients.

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

Pour commencer, vous devez créer des champs personnalisés dans le module « comptes » ou « contacts » selon vos besoins. Ces champs personnalisés seront disponibles lors de la création de votre formulaire.

Ensuite, vous pourrez ajouter vos champs personnalisés dans votre formulaire en effectuant les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur le module « formulaires »
  2. Cliquez le formulaire concerné ou cliquez sur le bouton « + Formulaire » pour créer un nouveau formulaire
  3. Dans l’onglet « champs personnalisés », cliquez-glissez le champ de votre choix dans le formulaire à droite
  4. Cliquez sur le bouton « publier » dans le coin supérieur droit afin d’enregistrer votre formulaire
  1. Cliquez sur le module « formulaires »
  2. Déplacez votre souris sur le formulaire concerné et cliquez sur le bouton « sélection »
  3. Dans votre formulaire, cliquez sur l’onglet « exporter formulaire »
  4. Cliquez sur l’un des boutons « copier » (sachez que tous les codes HTML sont identiques et seront reconnus par la grande majorité des sites web)
  5. Collez le code dans votre site web ou envoyez le code à votre webmestre (webmaster)

(Une fois le code copié dans votre site web, vous n’aurez plus besoin de le modifier. Votre formulaire se mettra automatiquement à jour lorsque vous cliquerez sur le bouton « publier » dans le formulaire concerné dans CentrixOne.)

  1. Cliquez sur le module « formulaire »
  2. Déplacez votre souris sur le formulaire concerné, puis cliquez sur le bouton « sélection » sur ce-dernier
  3. Effectuez les corrections
  4. Cliquez sur le bouton « publier »

(Si vous avez intégré votre formulaire dans votre site web et qu’il ne s’est pas mis à jour dans votre site, pensez à vider votre cache Internet ou à utiliser un autre navigateur web.)

Oui.

Le code HTML lié à votre formulaire ne changera pas.

Votre formulaire se mettra automatiquement à jour lorsque vous cliquerez sur le bouton « publier » dans le formulaire concerné dans CentrixOne.

Non.

Le formulaire ne s’adapte pas en fonction de la langue du contact. Vous devez créer un formulaire par langue.

Toutefois, si, dans votre formulaire, vous n’avez pas inséré de champs de profilage comportant des menus déroulants, vous pouvez, dans votre formulaire, renommer les titres des champs afin de les rendre bilingues.

Non.

Toutefois, si vous avez des connaissances en programmation, il est possible d’obtenir une version du formulaire entièrement personnalisable. Vous pourriez alors y ajouter un captcha.

Si cette option vous intéresse, veuillez envoyer un courriel à support@centrix.one.

Oui.

Si votre formulaire a été créé sur WordPress, vous pouvez le connecter à votre compte CentrixOne à l’aide d’une configuration Zapier.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec Zapier, nous pouvons effectuer la configuration pour vous via un service expert. Si cela vous intéresse, vous pouvez envoyer un courriel à ventes@centrix.one afin que notre équipe analyse vos besoins.

Si votre formulaire est codé en HTML pur, il est possible d’ajouter un code précis dans votre formulaire afin de le connecter à votre compte CentrixOne.

Si vous avez des connaissances en programmation, vous pouvez écrire à support@centrix.one afin d’obtenir le code HTML requis.

Automatisations

Optimisez vos processus internes.

Listes

Ciblez votre clientèle.
  1. Cliquez sur le module « listes »
  2. Cliquez sur le bouton « créer une liste »
  3. Donnez un nom à votre liste (vous pourrez le modifier plus tard)
  4. FACULTATIF – Vous pouvez cocher « donner l’accès à tous les utilisateurs » maintenant afin de sauver du temps si vous désirez que tous vos utilisateurs accèdent à cette liste.
  5.  FACULTATIF – Vous pouvez cocher « rendre cette liste privée » si vous ne voulez pas que les autres utilisateurs puissent voir cette liste. Veuillez noter qu’en cochant cette case, vous ne pourrez plus rendre cette liste publique une fois qu’elle sera créée.
  6. Cliquez sur le bouton « créer »

(Prenez note que votre nouvelle liste sera automatiquement sélectionnée. Vous ne verrez donc aucun contact ni compte étant donné que cette liste vient d’être créée. Pensez à sélectionner une autre liste afin de revoir vos données.)

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur l’utilisateur à qui vous voulez donner accès ou retirer l’accès à une liste
  3. Cliquez sur l’onglet « accès aux listes »

Pour donner l’accès à une liste :

  1. Cochez la liste concernée dans la colonne de gauche nommée « disponibles »
  2. Cliquez sur le bouton « ajouter » pour déplacer la liste dans la colonne de droite nommée « accessibles à l’utilisateur »
  3. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Pour retirer l’accès à une liste :

  1. Cochez la liste concernée dans la colonne de droite nommée « accessibles à l’utilisateur »
  2. Cliquez sur le bouton « retirer » pour déplacer la liste dans la colonne de gauche nommée « disponibles »
  3. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »

Vous pouvez programmer votre requête via une intégration Zapier.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, veuillez envoyer votre demande par courriel à ventes@centrix.one.

Premièrement, il faut copier la liste d’origine provenant de votre Acomba ou de votre QuickBooks Online :

  1. Créez une nouvelle liste et nommez-la « copie Acomba » ou « copie QuickBooks Online »
  2. Créez une automatisation qui va copier les contacts que votre liste d’origine à votre liste copie
  3. Dans les conditions de votre automatisation, programmez que l’action va s’exécuter si le prénom est égal à vide ou si le prénom est différent de vide
  4. Une fois que vous aurez terminé de configurer votre automatisation, exécutez-la

Deuxièmement, il faut masquer la liste pour certains utilisateurs :

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Cliquez sur le module « paramètres »
  2. Cliquez sur le 1er utilisateur
  3. Cliquez sur l’onglet « accès aux listes »
  4. Cochez la liste concernée dans la section « accessible à l’utilisateur »
  5. Cliquez sur le bouton « retirer »
  6. Cliquez sur le bouton « sauvegarder »
  7. Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque utilisateur

(Sachez que sécuriser une liste d’un système comptable est une fonctionnalité avancée. Si vous avez besoin d’une formation personnalisée pour vous aider avec cette fonction, veuillez envoyer votre demande par courriel à ventes@centrix.one.)

Divers

Obtenez des réponses à des questions plus spécifiques.

Oui.

L’avantage avec une solution infonuagique, c’est que vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel pays. Vous avez simplement besoin d’une connexion Internet.

Non.

Comme alternative, vous pouvez remplir un fichier Excel, puis importer ce fichier dans CentrixOne.

Une autre alternative serait d’utiliser le bouton « bonifier contact » dans la fiche de votre contact.

Les modifications DNS sont nécessaires pour vous permettre d’envoyer des courriels via l’interface de CentrixOne. Ceci ne change en rien la réception de vos courriels, la configuration des serveurs de courriels et la configuration des lecteurs de courriels (ex : Outlook).

Les communications par courriel que reçoivent votre entreprise continueront de passer par vos serveurs de courriels et non par celui de CentrixOne.

De plus, afin d’accroître les mesures de sécurité, le nom de domaine utilisé pour l’envoi de courriels doit être autorisé par notre soutien technique. Notre équipe vérifiera l’authenticité des noms de domaines (exemple : gnnail.com est trop semblable à gmail.com) afin d’éviter qu’un de nos clients se fasse passer pour un autre de nos clients.

Le CNAME e1 est le nom de notre serveur d’envoi de courriels. Ainsi, cela permet de simuler que notre serveur appartient à votre nom de domaine.

Le format à utiliser est propre à votre compagnie. Lorsque vous rechercher un numéro de téléphone via l’outil de recherche dans CentrixOne, le système effectuera la recherche en ignorant les caractères qui ne sont pas des chiffres.

Donc, cela veut dire que si vous faites la recherche du numéro de téléphone « (514) 123-1234 » dans l’outil de recherche, vous devez entrer « p:5141231234 ». Ainsi, le système vous affichera toutes les possibilités énumérées dans votre exemple, même si vous avez ajouter un numéro de poste.

(Prenez note que le « p: » permet d’indiquer au système de cibler votre recherche sur un champ de téléphone.)

Oui.

Toutefois, il faut savoir que ce ne sont pas toutes les compagnies de téléphonie IP qui acceptent que CentrixOne se connecte sur leur « API ». Donc, nous vous conseillons de vérifier la liste des compagnies compatibles auprès de votre directeur de comptes chez CentrixOne.

La plupart des compagnies de téléphonie IP utilisent le caractère « x » pour indiquer un numéro de poste. Donc, vous pourrez écrire votre téléphone comme suit : 514-222-3333×444 (444 correspond au poste de la personne). Selon le système téléphonique de votre contact, il se peut même que le numéro de poste se compose automatiquement. Pratique !

En temps normal, les téléphones cellulaires utilisent la même logique.

Nous vous conseillons tout de même de vérifier auprès de votre fournisseur de téléphonie IP concernant le caractère ou le format à utiliser pour indiquer un numéro de poste.

(Prenez note que CentrixOne n’offre pas le soutien technique concernant la téléphonie IP.)

Oui.

Nous avons développé un pont API permettant la synchronisation entre votre compte CentrixOne et votre compte Epicor.

En fait, une sécurité additionnelle a été mise en place afin d’éviter des suppressions involontaires.

Pour supprimer un élément :

  1. Cliquez sur l’icône en forme de poubelle
  2. Une fois que l’icône est rouge, cliquez de nouveau sur l’icône afin de confirmer la suppression

Non.

CentrixOne n’est pas un logiciel de comptabilité. C’est un logiciel de gestion de la relation client. C’est pourquoi il ne contient pas de module de facturation.

Vous devez facturer directement dans votre logiciel de comptabilité.

Vous devez tout simplement envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

Oui.

Par mesure de précaution, nos serveurs effectuent tous les soirs un enregistrement complet de votre base de données CentrixOne. Votre sauvegarde est effectuée dans chacun de nos centres de données ainsi que sur un segment de réseau séparé. Chacun de nos centres de données a aussi une sauvegarde effectué localement. Vos données sont donc bien protégées.

Il est possible de remonter jusqu’à 30 jours dans le passé.

Toutefois, la restauration de vos données est un service facturable.

(Prenez note que nous ne pouvons pas récupérer un élément précis à l’aide de ces enregistrements. Lorsque nous devons restaurer vos données, nous restaurons l’entièreté de votre compte CentrixOne.)

Non.

Si vous désirez modifier une autorisation C28, vous devez en créer une nouvelle. Cela permet ainsi de conserver l’historique des autorisations.

Synchronisation QuickBooks

Simplifiez le partage d’informations et uniformisez vos données clients.

Non, mais les démarches sont en cours. CentrixOne devrait bientôt apparaître dans le catalogue des applications partenaires de QuickBooks Online (QuickBooks apps store).

Toutefois, vous pouvez tout de même synchroniser votre compte CentrixOne avec votre compte QuickBooks directement via CentrixOne (module « paramètres », sous-section « intégration QuickBooks »).

Mode bidirectionnel :

Les informations provenant de QuickBooks seront synchronisées dans CentrixOne et les modifications effectuées directement dans CentrixOne seront transférées dans QuickBooks.

L’avantage, c’est que ce mode vous assure une concordance en temps réel de vos données clients entre CentrixOne et QuickBooks.

(Important : les opportunités sont synchronisées en mode unidirectionnel uniquement. Cela veut donc dire que vous devez toujours passer par QuickBooks pour créer une opportunité et pour modifier les données associées à vos soumissions, à vos commandes et à vos factures. Si vous créez une opportunité directement dans CentrixOne, elle ne sera pas synchronisée dans QuickBooks.)

Mode unidirectionnel :

Les informations provenant de QuickBooks seront synchronisées dans CentrixOne. Cependant, les modifications effectuées directement dans CentrixOne ne seront pas transférées dans QuickBooks.

Donc, si vous changez une information dans un contact primaire dans CentrixOne, le service de synchronisation viendra remplacer vos corrections par les informations présentes dans QuickBooks dans la fiche de ce contact.

(Prenez note que, pour déclencher une mise à jour de la fiche du contact dans CentrixOne, le service de synchronisation doit détecter qu’une modification a été apporté dans cette même fiche dans QuickBooks. Donc, si aucune modification n’a été faite, vous aurez alors une différence entre vos données clients jusqu’à la prochaine mise à jour.)

Il est important de comprendre qu’il existe 2 niveaux de sécurité concernant les modes de synchronisation.

1er niveau de sécurité :

Cela permet de configurer vous-même votre mode de synchronisation dans les paramètres de votre compte CentrixOne.

Toutefois, si vous êtes en mode unidirectionnel, cela n’empêchera pas une automatisation de modifier des données dans la fiche d’un contact primaire, puis de les synchroniser automatiquement dans QuickBooks.

2e niveau de sécurité :

Cela permet de configurer votre mode de synchronisation directement dans le service de synchronisation.

De cette façon, si vous choisissez le mode unidirectionnel, le synchronisateur va tout simplement ignorer toutes les modifications apportées dans un contact primaire de CentrixOne et ne les enverra pas dans QuickBooks.

(Prenez note que vous n’êtes pas en mesure de modifier vous-mêmes la sécurité dans votre service de synchronisation. Vous devez donc envoyer une demande par courriel à support@centrix.one afin que notre équipe technique le fasse pour vous.)

Pour commencer, vous pouvez vérifier vous-même le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité. Toutefois, afin de vérifier le mode de synchronisation associé au 2e niveau de sécurité, vous devez envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

Ce qui est intéressant avec CentrixOne, c’est que le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité peut varier selon les utilisateurs. Toutefois, cela dépendra de la configuration dans le 2e niveau de sécurité.

Cela veut donc dire que vous pourriez attribuer le mode unidirectionnel pour la plupart de vos utilisateurs, afin de sécuriser des informations, tout en débloquant le mode bidirectionnel pour certains utilisateurs qui pourront alors modifier les informations des contacts primaires et des comptes synchronisés avec QuickBooks.

Afin de connaître le mode de synchronisation associé à votre utilisateur, il vous suffit de tenter de modifier la fiche d’un contact primaire. Si un message apparaît pour vous indiquer que vous n’avez pas les droits pour modifier ce contact, alors cela veut dire que votre utilisateur à une permission unidirectionnelle. Si vous pouvez modifier ce contact, alors votre utilisateur a une permission bidirectionnelle.

Pour modifier le mode de synchronisation associé au 1er niveau de sécurité :

* Vous devez être un administrateur de votre compte CentrixOne. *

  1. Dans CentrixOne, cliquez sur le module « paramètres »
  2. Assurez-vous d’être dans la sous-section « utilisateurs », puis cliquez sur l’onglet « groupes d’utilisateurs et permissions »
  3. Choisissez le groupe d’utilisateurs dans lequel vous voulez modifier le mode de synchronisation
  4. Cliquez sur la section « contacts »
  5. Cochez la case « écriture » à la droite du terme « contact primaire QuickBooks » afin d’autoriser le mode bidirectionnel ou décochez la case « écriture » pour autoriser le mode unidirectionnel
  6. Cliquez sur le bouton « sauvegarder » dans le coin supérieur droit de la page

(Prenez note que, si vous activez le mode unidirectionnel dans le 1er niveau de sécurité, cela n’empêchera pas une automatisation de modifier des données dans la fiche d’un contact primaire, puis de les synchroniser automatiquement dans QuickBooks.)

Pour modifier le mode de synchronisation associé au 2e niveau de sécurité :

Vous devez envoyer votre demande par courriel à support@centrix.one.

(Prenez note que, si vous choisissez le mode unidirectionnel dans le 2e niveau de sécurité, cela empêchera aussi les automatisations de modifier des données dans un contact primaire.)

Fiches clients :

  • Nom de l’entreprise (société)
  • Adresse complète
  • Site Web
  • Titre et nom complet du contact principal
  • Téléphone 1, téléphone 2 (autre), télécopieur et cellulaire du contact principal
  • Adresse courriel du contact principal

Soumissions, commandes et factures :

(Prenez note que ces documents se transforment en opportunités dans CentrixOne.)

  • Titre (représente le numéro de la soumission, de la commande ou de la facture selon le cas)
  • Niveaux d’opportunités (varie selon le document : estimation rejetée = 0 %, estimation en attente = 40 %, estimation acceptée = 80 %, estimation fermée = 90 %, facture ou note de crédit = 100 %)
  • Catégories de produits
  • Codes de produits et leur description
  • Quantité
  • Prix unitaire
  • Frais de transport
  • Escompte (rabais client)
  • Total (avant taxes)

Non.

Il n’y a que la liste nommée QuickBooks qui sera synchronisée avec votre système comptable.

Oui.

Dans CentrixOne, vous devez créer le compte directement dans la liste nommée QuickBooks.

Ensuite, le système CentrixOne va le créer dans QuickBooks.

Vous pouvez aussi créer un contact dans une autre liste, puis le déplacer dans la liste nommée QuickBooks.

(Prenez note que, pour modifier un contact primaire après sa création, votre utilisateur doit avoir le mode bidirectionnel d’activité dans ses permissions. Dans le cas contraire, vous ne pourrez plus modifier une information après avoir cliqué sur le bouton « sauvegarder ».)