Comment préparer le fichier Excel, puis importer les données​ ?

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17 min 11 s – Notions de base

Comment préparer une liste Excel de ses contacts / comptes, puis l’importer dans le CRM CentrixOne ?

Principe

Dans le CRM CentrixOne, il est possible d’importer une liste de contacts.

Dans votre fichier Excel (format « .xlsx »), assurez-vous de bien séparer chaque information dans des colonnes différentes. Le prénom et le nom doivent être séparés ainsi que l’adresse civique, la ville, la province, le code postal, le pays, etc.

Si vos contacts sont associés à des sociétés, il est très important de s’assurer que le nom de la société et son adresse civique sont écrits exactement pareil pour chaque contact associé à la même société. Vérifiez qu’il n’y a pas d’espaces superflus avant ou après les informations.

En cas de divergence, aussi minime soit-elle, les contacts seront créés dans des sociétés distinctes. Une fois créés, il n’est plus possible de les fusionner dans la même société.

Pour que votre fichier Excel soit compatible, assurez-vous aussi d’ajouter un seul contact par ligne.

Pour éviter des problèmes lors de l’importation, vérifiez que votre fichier Excel ne contient pas de retours de ligne (touche « entrée ») ou de tabulations.

Profitez-en pour uniformiser vos données afin de simplifier vos recherches dans le CRM (ex : Montréal, Montreal, MTL).

Gabarit d’importation

Afin de vous aider à préparer votre fichier Excel, nous vous invitons à consulter la page suivante pour télécharger notre gabarit : Gabarit Excel pour l’importation de données dans CentrixOne

Importer une liste de comptes

Dans CentrixOne, il n’est pas encore possible d’importer une liste de comptes sans contact. Ce développement est à venir.

Toutefois, il suffit d’ajouter une information dans la section Contacts (ex : une adresse courriel) pour que le système autorise l’importation.

CentrixOne importera alors vos données tout en créant un contact par compte qui affichera l’information que vous aurez indiquée dans la section Contacts.

D’ailleurs, comme il n’est pas encore possible d’envoyer une campagne de courriels aux adresses indiquées dans les fiches de comptes, le fait d’ajouter les adresses courriels dans les fiches de contacts vous sera grandement utile.

De plus, comme vous pouvez visualiser les adresses courriels des contacts via la fiche du compte, cette solution est donc très intéressante.

Importer des champs personnalisés

Si vous désirez importer des informations qui ne font pas parties des champs de base d’une fiche de contact ou d’une fiche de compte, il faut d’abord créer des champs personnalisés (champs de profilage) dans CentrixOne.

Au besoin, consultez le guide suivant :

Une fois les champs créés dans le CRM, ils seront disponibles dans l’association des champs lors de l’importation. Assurez-vous aussi d’ajouter au préalable les colonnes concernées dans votre fichier Excel.

Importer des valeurs dans un champ à choix multiples

Le champ personnalisé de type choix multiples ainsi que tous ses choix de réponses doivent d’abord être créés dans CentrixOne avant l’importation.

Pour indiquer une seule valeur, dans le fichier Excel à importer, écrivez la valeur exactement de la même façon que vous l’avez écrite dans les choix du champ concerné dans CentrixOne.

Pour écrire deux valeurs ou plus, ajoutez deux « ; » après chaque terme pour indiquer au système que vous avez plusieurs choix à sélectionner pour ce contact. Exemple : Bleu;;Vert;;

Associer les valeurs aux bons champs

Avant de passer à la dernière étape de l’importation, il faut s’assurer que le système a associé les champs de CentrixOne avec les bonnes colonnes de données de votre fichier Excel.

Lorsque vous amorcez l’importation dans le CRM, choisissez d’abord votre fichier, puis la liste dans laquelle importer vos données. Ensuite, il faut associer vos données.

Dans la colonne de gauche, vous verrez tous vos champs CentrixOne. Lorsque le système associe un champ du CRM avec une colonne de votre fichier Excel, dans la section de gauche de l’interface, l’étiquette du champ sera noire au lieu de grise.

Même si l’association peut sembler adéquate à première vue, assurez-vous toujours de son exactitude.

Pour se faire, dans la section de gauche, cliquez sur chaque champ avec une étiquette noire pour vérifier avec quelle colonne de votre fichier Excel il a été associé. La colonne associée apparaît avec un encadré mauve dans l’aperçu de votre fichier à la droite de l’interface.

Pour dissocier un champ, choisissez la 1ère option dans la liste déroulante du champ, soit la case « vide ». Recliquez ensuite sur le champ en question pour vous assurer que l’encadré mauve a bien disparu dans l’aperçu de droite.

Pour associer un champ à une autre colonne de données, cliquez sur le champ, puis sélectionnez le bon titre dans la liste déroulante. Vérifiez ensuite que l’encadré mauve est maintenant sur la bonne colonne dans l’aperçu de droite.

Il est important de vérifier chaque champ de la colonne de gauche avant l’importation. Lorsque vous avez terminé pour la section Contacts, sélectionnez la section Comptes dans le haut de la colonne de gauche, puis vérifiez aussi chacun de ces champs.

Lorsque votre vérification est terminée, cliquez sur le bouton Importer données.

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